Tips på att organisera seminarier och symposier


Original: http://www.csee.umbc.edu/~mariedj/papers/workshop-org.html

Marie desJardins
[email protected]

Abstrakt

Detta informella dokument sammanfattar några saker jag har lärt mig (genom ibland smärtsamma erfarenhet, både som deltagare och som arrangör) om organisera och köra workshops.
Låt mig veta om du tycker att detta är användbart, eller om du har några andra förslag som jag kunde lägga till i framtida versioner.

Kall paperu

Kontrollera att kravet på papper är tydligt-att läsarna kommer att veta vilka områden du är intresserad, och vilka typer av papper är välkomna.
Ge författarna tydliga anvisningar om tryckpapper (exempelvis innehålla ett avsnitt om relevans till ämnet verkstad).

Uppmuntra människor att skicka och presentera positionsdokument eller sammanfattningar av relevant forskning. Detta utvidgar en workshop och hjälper till att ge alla vissa ostridigt att basera diskussioner.

Fråga folk du vet som gör intressant forskning i området att lämna in papper, eller att delta i en panel eller hålla en inbjudna föredrag om de inte har lämnat in ett papper formellt. Detta är ett bra sätt att få människor att delta i din verkstad!

Planera schemat

Försök att vara kreativ med formatet och strukturering, men vara beredd att hoppa i om dina kreativa idéer inte träna. Några möjligheter:
Skicka ut en lista med frågor i förväg. Inbjuder alla som vill, att förbereda en bild och prata om ett problem i 5 minuter.
Bryter till arbetsgrupper för att diskutera och förbereda en kort presentation om en specialiserad ämne av intresse.
Utgör ett specifikt problem (program) på början av workshopen. Har folk prata om det och arbeta på det hela symposiet (t.ex. Hur skulle tillämpas olika metoder för att lösa problemet, vad är de hårda aspekterna, hur väl skulle metoder diskuteras vid workshop skalan till ett stort problem).
I stället för (eller utöver) har författarna närvarande sitt eget arbete, har en opponent läsa det och lägga fram en sammanfattning, sedan har en öppen diskussion med författaren deltar.
Lämna gott om tid för modererade diskussioner och frågor efter samtal. Målet bör vara utbyte av idéer, inte bara presentation av resultat (som skulle vara lämplig vid en större konferens). Ofta workshops fungerar bättre med färre människor ger samtalen, och mer tid för diskussion, snarare än att bjuda in alla som lämnar in ett papper att tala, och med dussintals 15 minuters samtal.
Paneler fungerar bättre om (1) det finns ett väl definierat ämne, och (2) presentationer är begränsade i längd, med fokus på allmänna frågor i stället för panelmedlemmar enskilda forskning.

Inbjudna talare ofta fungerar bra, men att de är intresserade och kunniga om det särskilda ämnet omfattas av symposiet.

Se till att presentatörer vet i förväg vad formatet blir (längd av presentation, tid för frågor, hur diskussionen kommer att organiseras) och vilka sammanhang de presenterar i (finns det andra liknande eller relaterade dokument som presenteras i samma session?)

Försök att gruppera papper av delämne eller problem, och har den session stolen ger en kort översikt av papper, vilka viktiga frågor de behandlar, och hur de relaterar till ämnet till hands.

Kör verkstaden

Ordna workshop stolen eller annan ” framstående medlem av gemenskapen ” för att ge en översikt prata i början av workshopen. Detta bidrar till att definiera en gemensam vokabulär och delad uppsättning frågor, som är särskilt värdefullt om du människor från olika undersökningspaneler deltar i seminariet eller om ämnet av verkstaden inte har ett gemensamt överenskomna definitionen.
Försök att hålla saker på schemat. Om du har planlagt väl, kommer det att dröja slack i schemat för öppen diskussion som hjälper om högtalare köra över. Men försök att inte låta detta hända för mycket, eftersom diskussionen då är ofta den mest värdefulla delen av workshopen.

Se till att programmet utskottets ledamöter, åtminstone är beredda att ställa frågor och inleda en diskussion